Collegio sindacale: ruolo, mansioni e responsabilità nella corporate governance

L'operato dell'organo di controllo delle società di capitali e, più precisamente, del collegio sindacale, sia esso incaricato o meno della revisione legale, rappresenta un tema attuale e centrale per le professioni economico-giuridiche. Un approccio più moderno e maggiormente in linea con le legislazioni degli Stati membri dell'Unione Europea che, su questi aspetti, appaiono talvolta maggiormente evolute, diventa urgente e indispensabile al fine di superare talune criticità dell'attuale sistema, nell'ottica di evoluzione di un sistema dei controlli funzionante ed efficace.

La definizione di perimetri di controllo e di specifici canoni di responsabilità, da individuare in riferimento alle nuove esigenze di imprese sempre più consapevoli dell'importanza della compliance integrata, diviene per i Sindaci elemento dirimente per la loro corretta operatività e può contribuire non solo a migliorare il sistema dei controlli, ma anche a dare concreto valore a società ed enti.

Per un approccio pratico e di carattere strettamente operativo, con lo speciale si intende fornire alcuni spunti costruttivi ai professionisti impegnati nei collegi sindacali, in ragione dell'esigenza di garantire un'operatività dei controlli maggiormente puntuale rispetto ai nuovi criteri della corporate governance.

Il ruolo e le mansioni

Tra i modelli di governance, il sistema tradizionale, basato sui concetti di amministrazione e controllo, prevede la compresenza simultanea di un organo di amministrazione – tipicamente, il Consiglio di Amministrazione ovvero l'Amministratore Unico – e di un organo di controllo, il collegio sindacale ovvero il sindaco unico. Il sotteso sistema pone di fatto la netta separazione di ruolo di questi organi, così come l'attenzione sulla centralità dell'azione di controllo in capo ai sindaci, garanti di legalità e controllori dedicati alla verifica dell'adeguatezza degli assetti organizzativi implementati dall'organo di amministrazione.

Il ruolo del collegio sindacale evolve, trova nuovi spunti professionali e nuovi interlocutori dedicati.

Da ultimo, anche alla luce del D.Lgs. 24/2023 (cd. decreto Whistleblowing), come riportato alla norma 3.10. “Vigilanza sull'istituzione di canale di segnalazione” delle norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate redatte dal CNDCEC, l'organo di controllo dovrà farsi carico – qualora ne ricorrano i presupposti previsti dall'ordinamento – della verifica che la società abbia istituito l'apposito canale per la segnalazione interna di violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea, che quest'ultimo garantisca la riservatezza del segnalante e che la gestione dello stesso sia affidata a soggetti specificamente formati. Nel caso di mancata istituzione, il collegio sindacale dovrà segnalarlo per iscritto all'organo amministrativo, raccomandando la necessità di provvedere.

Non di meno e, come si avrà modo di illustrare all'interno dello speciale, il collegio sindacale dovrà prevedere fasi interlocutorie con i differenti attori della compliance del sistema aziendale quali, a titolo di esempio:

• l'Organismo di Vigilanza, da istituire ai sensi del D.Lgs. 231/01;
• Il Responsabile del trattamento dei dati, ovvero il DPO se nominato;
• Il Responsabile del servizio prevenzione e protezione ex D.Lgs. 81/08;
• Il Responsabile anticorruzione e trasparenza, qualora si tratti di Società partecipata o controllata dalla Pubblica Amministrazione;
• Il Responsabile antiriciclaggio, da istituire nelle società destinatarie del D.Lgs. 231/07.

La responsabilità

L'eccessiva aleatorietà dei rischi connessi all'accettazione dell'incarico di sindaco – che, in forza delle previsioni sulla responsabilità solidale con gli Amministratori, ai sensi dell'art. 2407, c. 2, c.c., risulta inscindibilmente connesso con quello dell'Amministratore, sebbene il sindaco non possa esprimersi sul merito degli atti di gestione – può nei fatti contribuire a penalizzare i professionisti che intendono svolgere tale incarico, anche in riferimento alle dirette responsabilità e quindi rende particolarmente complesso definire l'assicurazione per danni professionali, contribuendo alla lievitazione dei premi assicurativi.

Nell'inquadramento generale delle questioni sottese al tema centrale delle responsabilità di Sindaci e Amministratori, non può sottacersi che l'organo di controllo svolge funzioni differenti da quelle proprie dell'organo di amministrazione, sebbene ad oggi i sindaci siano gravati da una duplice forma di responsabilità:

1. responsabilità diretta ed esclusiva dei membri del collegio sindacale (ai sensi dell'art. 2407, c. 1, c.c.), riscontrabile qualora uno o più sindaci non adempiano ai propri doveri legali e statutari con la diligenza richiesta dalla natura dell'incarico e la negligenza cagioni direttamente un danno alla società;
2. responsabilità concorrente con quella degli amministratori (ai sensi dell'art. 2407, c. 2, c.c.), secondo il concetto per il quale i sindaci sono responsabili solidalmente con gli amministratori qualora abbiano disatteso i propri doveri di vigilanza e questi ultimi abbiano adottato decisioni illegittime e pregiudizievoli per la società.

Per questo motivo, come si avrà modo di illustrare all'interno dello speciale, l'attuale proposta di Legge in esame, atta alla modifica dell'articolo 2407 c.c. in tema di modifica della responsabilità gravante sui membri del collegio sindacale, diviene così centrale, nei termini di un aggiornamento in arrivo che tiene conto di un nuovo sistema di responsabilità limitata, basato sul compenso annuo percepito.