Indagini difensive nel rapporto di lavoro: limiti e rischi

Questa pronuncia offre numerosi spunti di riflessione e ci da modo di analizzare il quadro normativo esistente, evidenziando le finalità e i vincoli imposti ai datori di lavoro nell'esercizio delle proprie prerogative di vigilanza e tutela del patrimonio aziendale.

Le indagini difensive in ambito lavorativo devono rispettare un quadro normativo ben definito, che bilancia le esigenze aziendali con i diritti dei lavoratori.

Le principali fonti normative sono:

• Costituzione Italiana: l' art. 15 tutela la segretezza della corrispondenza; l'art. 41 garantisce la libertà di iniziativa economica, ma con limiti per la tutela della dignità e della privacy dei lavoratori.
• Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970) : l' art. 4 disciplina l'uso di strumenti di controllo a distanza, mentre l'art. 8 vieta la raccolta di informazioni sulla vita privata del lavoratore.
• GDPR (Regolamento UE 2016/679) e Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003): impongono principi di proporzionalità e finalità nel trattamento dei dati personali.

Controlli e limiti per i datori di lavoro

Le indagini difensive in ambito lavorativo sollevano interrogativi complessi sulla legittimità e i limiti dei controlli aziendali sui dipendenti. La normativa di riferimento e la giurisprudenza più recente pongono particolare attenzione al bilanciamento tra il diritto del datore di lavoro di tutelare il proprio patrimonio e il diritto del lavoratore alla privacy e alla dignità. La distinzione tra controlli difensivi in senso lato e in senso stretto è fondamentale per comprendere in quali casi l'attività di monitoraggio sia lecita e quando, invece, possa risultare sproporzionata o addirittura illecita. È dunque essenziale analizzare in modo approfondito i criteri di legittimità di tali controlli e le condizioni che ne consentono l'applicazione nel rispetto del quadro normativo vigente. La giurisprudenza distingue tra:

Controlli leciti

• Controlli difensivi: consentiti solo per accertare illeciti specifici e già sospettati.
• Strumenti di lavoro: l'azienda può monitorare l'uso di strumenti aziendali (PC, email, telefoni), ma solo se previsto da una policy aziendale conforme al GDPR e comunicata ai dipendenti.
• Controlli su attività fraudolente: ammessi se mirati e proporzionati (es. accesso abusivo a sistemi informatici).

Controlli illeciti

• Monitoraggio generico e continuo: vietato il controllo indiscriminato delle attività del dipendente.
• Accesso non autorizzato alla posta elettronica: la sentenza n. 1870/2024 del Tribunale di Roma ha ribadito l'illegittimità di tali pratiche.
• Installazione di software di sorveglianza occulta: considerata violazione della privacy e potenziale reato penale.

La Cassazione ha operato una distinzione tra controlli difensivi in senso lato e controlli difensivi in senso stretto. I primi riguardano la tutela del patrimonio aziendale e devono rispettare le previsioni dell'art. 4 dello Statuto dei Lavoratori. I secondi, invece, sono finalizzati a verificare condotte illecite specifiche e devono essere mirati e attuati ex post, cioè successivamente all'emergere di un fondato sospetto. La sentenza n. 18168 del 26 giugno 2023 ha ribadito che il controllo difensivo in senso stretto deve essere mirato e attuato ex post, ovvero successivamente al sorgere di un fondato sospetto di illecito da parte di uno o più lavoratori. Solo da quel momento il datore di lavoro può raccogliere informazioni utilizzabili.

Finalità e implicazioni giuridiche

L'uso di controlli difensivi deve essere giustificato da finalità specifiche, con il rispetto dei diritti del lavoratore.

Finalità legittime sono:

• Tutela del patrimonio aziendale (furti, frodi).
• Protezione di informazioni riservate (dati sensibili, segreti industriali).
• Verifica del rispetto degli obblighi contrattuali.

Rischi per il datore di lavoro

L'uso illecito dei controlli può portare a:

• Nullità del licenziamento: come stabilito dalla sentenza n. 1870/2024, un licenziamento basato su dati acquisiti illecitamente è nullo.
• Violazione della privacy: con conseguenti sanzioni amministrative e risarcimenti al lavoratore.
• Rischi penali: accesso abusivo a sistemi informatici (art. 615-ter c.p.) o violazione della corrispondenza (art. 616 c.p.).

In conclusione, le indagini difensive in ambito lavorativo rappresentano un equilibrio delicato tra le esigenze di tutela del patrimonio aziendale e il rispetto dei diritti fondamentali dei lavoratori. La normativa e la giurisprudenza delineano un quadro che richiede particolare attenzione nell'attuazione di controlli, garantendo sempre il principio di proporzionalità e la legittimità delle verifiche.

Le indagini difensive devono essere attuate nel rispetto di principi di proporzionalità e finalità. La giurisprudenza conferma che i controlli difensivi devono essere mirati e successivi al sorgere di un sospetto fondato, per evitare di violare i diritti dei lavoratori e incorrere in sanzioni o nullità degli atti disciplinari.

Per garantire un'applicazione corretta e conforme alla normativa, è fondamentale che le aziende definiscano con chiarezza le proprie policy interne sui controlli difensivi, assicurando che siano accessibili e comprensibili a tutto il personale. È inoltre consigliabile adottare strumenti tecnologici che consentano controlli proporzionati e non invasivi, riducendo il rischio di illeciti.

Un altro aspetto essenziale riguarda la documentazione dei sospetti di illecito, in modo da giustificare l'adozione di eventuali misure di controllo senza violare le normative sulla privacy. Coinvolgere consulenti legali e specialisti in protezione dei dati può aiutare a definire procedure conformi, riducendo il rischio di contenziosi.

Infine, è utile investire nella formazione di dirigenti e dipendenti sulle normative vigenti, per garantire un'applicazione consapevole e responsabile delle misure di controllo. La predisposizione di audit periodici per verificare l'efficacia e la correttezza delle policy aziendali può contribuire a mantenere un equilibrio tra le esigenze aziendali e il rispetto dei diritti dei lavoratori.

Fonte: Tribunale di Roma, sentenza n. 1870/2024