Antiriciclaggio: la nuova regola tecnica per la conservazione dei dati

Con la Deliberazione n. 9 del 16 gennaio 2025 sono state emanate dal Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (il CNDCEC), le Regole Tecniche ex art. 11 c. 2 D.Lgs. 231/2007 (c.d. Decreto Antiriciclaggio). Il lavoro, che si connota per una spiccata pragmaticità, fa seguito al primo documento emanato nel maggio 2019.

Il CNDCEC, in questo rinnovato studio, propone delle Regole Tecniche che vedranno l'applicazione da parte degli iscritti all'Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili e, tra i vari adempimenti degli obblighi antiriciclaggio, impatteranno anche su quello che concerne la conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni di cui agli artt. 31, 32 e 34 D.Lgs. 231/2007.

L'argomento viene trattato, in particolare, nella Regola Tecnica n. 3, attraverso la quale sono, da un lato, evidenziate le ragioni della necessità di un sistema di adeguata raccolta e conservazione delle informazioni e dei dati raccolti nel corso della Adeguata Verifica AML, mentre, dall'altro, vengono proposte delle modalità operative, attraverso le quali tale raccolta possa essere operativamente organizzata sia all'interno di studi mono-professionali che negli studi associati.

Come si vedrà a seguire, la modalità di conservazione dei dati e delle informazioni raccolte può essere molteplice (cartacea, informatica o mista), ma il risultato dovrà in ogni caso portare a mantenere per il periodo oggetto di obbligo di conservazione – 10 anni dalla cessazione del rapporto continuativo, della prestazione professionale o dall'esecuzione dell'operazione occasionale – la reperibilità, integrità e leggibilità del patrimonio informativo raccolto.

Il contenuto

L'obbligo della corretta conservazione si inserisce nel contesto degli obblighi antiriciclaggio, in osservanza del più ampio principio della c.d. collaborazione attiva tra i soggetti obbligati e le Autorità competenti, e per questo il contenuto dei dati e delle informazioni raccolte e conservate serve a consentire, in sede di un'eventuale verifica o richiesta da parte dell'Autorità, di ricostruire in via – quasi – immediata l'intero rapporto che è stato oggetto di prestazione professionale o operazione.

Pertanto, nel caso di assistenza professionale verranno raccolti e conservati: il mandato (da cui si può evincere la data del conferimento dell'incarico); i dati identificativi del Cliente, del Titolare Effettivo e dell'eventuale Esecutore; tutte le informazioni che concernono lo scopo e la natura del rapporto o della prestazione.

Nel caso, invece, di operazioni, sarà fondamentale conservare data, importo e causale nonché la copia dei mezzi di pagamento utilizzati ove la movimentazione dei mezzi di pagamento sia essa stessa l'oggetto della prestazione professionale.

Le modalità

Per quanto concerne le modalità, come poc'anzi anticipato, si riconferma quanto previsto nel 2019 e, dunque, che i professionisti avranno la facoltà di scegliere tra una conservazione cartacea, informatica oppure mista.

Per quel che attiene alla conservazione cartacea, sostanzialmente la stessa ricalca il metodo “tradizionale” attraverso cui i professionisti conservano le informazioni pertinenti il cliente, ovvero il fascicolo. La differenza sostanziale rispetto a quanto previsto dalle linee guida del 2019 concerne la sottoscrizione della documentazione che, a distanza di sei anni, non viene più richiesta, richiedendosi invece la sola datazione degli stessi.

Differente è invece la modalità di conservazione informatica che può avvenire o (i) internamente rispetto allo studio professionale e, quindi avvalendosi di un sistema all'interno della struttura organizzativa, oppure (ii) esternamente e quindi - di fatto - esternalizzando l'obbligo, affidando a soggetti terzi pubblici e/o privati la conservazione della documentazione. A prescindere dalla metodologia utilizzata, ciò che rimane imperativo è di assicurarsi che le eventuali evoluzioni tecnologiche garantiscano la corretta conservazione della documentazione per il lasso temporale oggetto di obbligo, ovvero, 10 anni.

Studi professionali e Società tra professionisti

Da ultimo, la rinnovata Regola Tecnica n. 3 prende in considerazione le modalità attraverso cui l'obbligo di conservazione può essere espletato all'interno di realtà professionali particolarmente strutturate ove l'adempimento può assumere caratteristiche peculiari.

La formula proposta dal CNDCEC è dunque quella di predisporre una funzione centralizzata adibita alla conservazione, in unico archivio per tutti i professionisti, sia dei dati raccolti per l'identificazione del Cliente – Esecutore – Titolare Effettivo, sia di tutte le altre informazioni oggetto dello specifico incarico. La predisposizione, quindi, di una procedura interna atta a regolare tale attività è indubbiamente la migliore strada proseguibile per adempiere in via efficace all'obbligo di conservazione in realtà strutturate.

Fonte: Regola tecnica CNDCEC n. 3