Società quotate: modalità di svolgimento delle assemblee

Con la circolare n. 9/2025 Assonime individua la disciplina applicabile alle assemblee che avranno luogo nel 2025, tenendo conto delle novità che sono state introdotte su tale tema dalla Legge Capitali e dal Decreto Milleproroghe.

Da un lato, infatti, la Legge Capitali (L. 21/2024), con l'introduzione dell'art. 135-undecies.1 TUF, ha previsto il ricorso al rappresentante designato in via esclusiva, tramite previsione statutaria e, dall'altro, il Decreto Milleproroghe 2024 (DL 202/2024 conv. in L. 15/2025) ha prorogato sino alla fine del 2025 l'art. 106 del Decreto Cura Italia, che autorizzava lo svolgimento delle assemblee attraverso l'uso, anche in via esclusiva, di strumenti di partecipazione a distanza.

Nei primi mesi del 2025 – a fronte dell'introduzione dell'art. 135-undecies.1 TUF che ha previsto il ricorso al rappresentante designato in via esclusiva, tramite previsione statutaria - molte assemblee sono state convocate proprio facendo ricorso alla predetta clausola.

Partecipazione all'assemblea tramite ricorso al rappresentante designato

Il nuovo art. 135-undecies.1 TUF, introdotto dalla Legge Capitali, consente alle società di prevedere che la partecipazione e il voto in assemblea avvengano esclusivamente tramite ricorso al rappresentante designato.

Nella circolare in commento, Assonime evidenzia quindi come siano state ampliate le possibilità di scelta delle società sulle modalità di svolgimento delle assemblee che potranno avere luogo: i) esclusivamente con partecipazione fisica; ii) in modalità ibrida, ovvero tramite partecipazione fisica e attraverso mezzi di telecomunicazione; iii) mediante rappresentante designato in via esclusiva.

La modalità di svolgimento delle assemblee mediante rappresentante designato in via esclusiva dovrà essere prevista da apposita clausola dello statuto (c.d. opt-in), approvata in assemblea straordinaria con le maggioranze stabilite dalla legge.

Tale clausola statutaria potrà inoltre prevedere che l'unica modalità di svolgimento dell'assemblea sia tramite il ricorso al rappresentante designato in via esclusiva o rimettere al Consiglio di amministrazione la decisione riguardante l'opportunità di fare ricorso a tale modalità in sede di convocazione delle singole assemblee.

Al rappresentante designato possono essere conferite anche deleghe o subdeleghe con istruzioni di voto, su tutte o alcune delle proposte all'ordine del giorno.

L'analisi condotta da Assonime

Al fine di operare un confronto fra le varie prassi applicative, Assonime ha condotto un'analisi su 108 società (pari al 51% delle società quotate sul mercato di riferimento) che hanno introdotto, con apposita modifica statutaria, il rappresentante designato in via esclusiva.

Per quanto riguarda la formulazione della relativa clausola nello statuto, Assonime ha ravvisato come la stessa sia analoga per tutte le società coinvolte, uniformandosi a quanto previsto nella norma.

Dall'analisi effettuata sulle società coinvolte è inoltre emerso quanto segue:

1. tutte le società hanno previsto che sia facoltà del Consiglio di amministrazione quella di valutare l'opportunità di ricorrere al rappresentante designato in via esclusiva per lo svolgimento della singola assemblea;
2. soltanto 3 società hanno previsto nella clausola che la facoltà del Consiglio di amministrazione di valutare l'opportunità di ricorrere al rappresentante designato in via esclusiva sia una modalità di default;
3. nessuna società ha previsto di introdurre nello statuto modalità specifiche per la presentazione di proposte di delibera da parte dei soci o termini ad hoc per ricevere domande prima dell'assemblea in caso di svolgimento dell'assemblea tramite rappresentante designato in via esclusiva;
4. il 41% delle società ha previsto la facoltà di utilizzare mezzi di telecomunicazione, anche in via esclusiva, nell'ipotesi in cui l'assemblea si svolga mediante rappresentante designato in via esclusiva. Due società hanno inoltre inserito nello statuto anche la possibilità di svolgimento dell'assemblea con la modalità di streaming passivo;
5. il 51% delle società, senza fare riferimento al rappresentante designato in via esclusiva, ha previsto la facoltà di utilizzare i mezzi di telecomunicazione per l'assemblea in generale, di cui l'83% ha previsto la facoltà di utilizzo dei mezzi di telecomunicazione in via esclusiva;
6. l'8% delle società ha previsto nello statuto la facoltà di utilizzare mezzi di telecomunicazione sia nell'ipotesi in cui l'assemblea si svolga mediante rappresentante designato in via esclusiva che con riferimento all'assemblea in generale.

Gli avvisi di convocazione dell'assembla

Assonime ha esaminato gli avvisi di convocazione delle assemblee pubblicati entro il 15 marzo 2025 dalle società che hanno previsto una clausola statutaria relativa allo svolgimento dell'assemblea tramite rappresentante designato in via esclusiva, evidenziando criticità connesse all'uso congiunto del rappresentante designato in via esclusiva e dei mezzi di telecomunicazione.

Assonime ha infatti evidenziato come tale prassi, pur essendo consentita dall'art. 106 del Decreto Cura Italia, non sia espressamente prevista dall'art. 135-undecies.1 TUF, ravvisando come 3 delle 35 società che avevano convocato l'assemblea avessero poi effettuato correzioni e integrazioni dell'avviso di convocazione già pubblicato, al fine di per prevedere che il rappresentante designato in via esclusiva, il Segretario e il Presidente e gli altri soggetti legittimati partecipassero in presenza.

Dall'esame condotto da Assonime, sono quindi emerse due tipologie di clausole: quelle che prevedono la facoltà di ricorrere ai mezzi di telecomunicazione per lo svolgimento delle assemblee in relazione (anche) al solo rappresentante designato in via esclusiva; quelle che prevedono la facoltà di utilizzare i mezzi di telecomunicazione in riferimento in generale allo svolgimento dell'assemblea, senza operare un esplicito collegamento tra i due strumenti.

Un altro tema riguarda gli avvisi di convocazione che indichino un luogo fisico per lo svolgimento dell'assemblea in merito all'individuazione dei soggetti legittimati che devono necessariamente essere presenti fisicamente, evidenziando come l'unico requisito necessario sia la presenza fisica del Segretario, conformemente a quanto previsto nella massima del Consiglio notarile di Milano n.187/2020. Nessuna criticità è stata invece ravvisata da Assonime nei casi in cui l'assemblea sia stata convocata, conformemente alle previsioni statutarie, prevedendo esclusivamente l'utilizzo di mezzi di telecomunicazione e senza l'indicazione di un luogo fisico, evidenziando come in tali ipotesi tutti i soggetti legittimati possano partecipare attraverso tali strumenti.

Considerazioni finali

Come si è visto, nel 2025 l'assemblea può essere svolta:

1. attraverso un rappresentante designato in via esclusiva in base alla clausola statutaria prevista dall'art. 135-undecies.1 del TUF. In tale ipotesi la convocazione dovrà rispettare la clausola statutaria, che potrebbe prevedere anche l'uso di mezzi di telecomunicazione insieme al rappresentante designato in via esclusiva. La decisione di ricorrere al rappresentante designato in via esclusiva è una scelta discrezionale del Consiglio di Amministrazione;
2. sulla base dell'art. 106 del Decreto Cura Italia prorogato che consente alle società di utilizzare strumenti di collegamento a distanza (come il voto elettronico o per corrispondenza) e il rappresentante designato in via esclusiva, per evitare la presenza fisica dei soci.