Trasferte dei lavoratori dipendenti: le novità 2025

La fattispecie, come è noto, è disciplinata dall'articolo 51, comma 5, del testo unico delle imposte sui redditi approvato con d.P.R. n. 917 del 1986, modificato prima dal decreto legislativo 13 dicembre 2024, n. 192 e subito dopo dalla legge 30 dicembre 2024, n. 207.

Trasferte nel Comune

La prima delle due novità è contenuta all'articolo 3 del d.lgs. n. 192/2024, in vigore dal 31 dicembre 2024 che ha modificato il quarto periodo del comma 5 del TUIR che ci occupa in materia di trasferte nel territorio comunale.

Si tratta di modifiche apparentemente meramente lessicali ma che in realtà determinano alcune conseguenze sul piano operativo.

La regola generale è quella che fa concorrere a formare il reddito di lavoro dipendente le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale ove è ubicata la sede di lavoro.

Tuttavia, l'eccezione alla regola è costituita alle spese di viaggio e trasporto che, a determinate condizioni, sono escluse dal reddito di lavoro dipendente nonché dalla base imponibile contributiva per effetto dell'armonizzazione delle base imponibile fiscale e contributiva.

Più specificamente, non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente i rimborsi di spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate per le trasferte nell'ambito del territorio comunale.

La norma previgente prevedeva invece che non concorrevano le spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore.

Facendo una comparazione tra le due disposizioni si può notare che non è più necessario che a comprova del sostenimento della spesa occorra necessariamente il documento proveniente del vettore che finora il legislatore aveva previsto al fine di prevenire possibili abusi (i.e. sostituire la retribuzione ordinaria assoggettata a tassazione).

D'ora in poi, pertanto, rimane la necessità di documentare e comprovare la spesa ma non è più necessario il vincolo parola.

Invero, l'Agenzia delle entrate aveva già in passato allargato in via interpretativa l'inclusione nella fattispecie anche delle spese sostenute per il servizio di car sharing.

Con risoluzione n. 83/e del 28 settembre 2016, infatti, l'amministrazione finanziaria aveva chiarito che ritenuto che i rimborsi delle relative spese in favore dei dipendenti in trasferta nel territorio comunale, documentate nei modi indicati, potevano essere ricondotti nella previsione esentativa di cui al comma 5 dell'art. 51 in quanto dalla fattura emessa dalla Società di Car Sharing nei confronti del dipendente individua il destinatario della prestazione, il percorso effettuato, con indicazione del luogo di partenza e luogo di arrivo, la distanza percorsa nonché la durata ed, infine, l'importo dovuto.

Analoga esenzione era stata ritenuta applicabile anche nell'ipotesi in cui il datore di lavoro è intestatario della fattura emessa dalla società di Car Sharing ed al lavoratore è rimborsata la spesa sostenuta per l'utilizzo del veicolo (cd. “utilizzo incrociato”).

Tracciabilità delle spese

La seconda modifica è stata invece apportata dalla legge di bilancio 2025.

In particolare, l'articolo 1, comma 48, della legge n. 207/2024, ha  aggiunto in fine al comma 5 dell'articolo 51 del TUIR, il seguente periodo: «I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea  di cui all'articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall'articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241».

L'impatto di tale previsione emerge analizzando della norma nel suo complesso.

A tal fine, si può notare che non è cambiato alcunché in ordine alla parte forfetaria delle indennità percepite dal lavoratore per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale che non concorre a formare il reddito imponibile ai fini fiscali e contributivi.

È appena il caso di ricordare che concorre a formare il reddito la parte eccedente euro 46,48 al giorno, elevate a euro 77,46 per le trasferte all'estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto.

Tale plafond forfetario di esenzione è ridotto:

• di un terzo in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente;
• di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto.

In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale, invece, non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all'alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all'importo massimo giornaliero di euro 15,49, elevate a euro 25,82 per le trasferte all'estero.

Orbene, rispetto alle diverse modalità di rimborso delle spese di trasferta indicate finora, la novità introdotta dalla legge n. 207/2024 prevede che alcune tipologie rimborsate al lavoratore possono essere escluse dalla base imponibile solo ove il pagamento sia stato effettuato con modalità tracciabile.

Più precisamente, le spese che rientrano nell'ambito di applicazione della norma sono quelle per: vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all'articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21.

Il pagamento di tali spese (ma non quelle forfetarie) deve avvenire esclusivamente con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall'articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241.

La norma da ultimo richiamata fa riferimento a: carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari ovvero altri sistemi di pagamento.

A tal proposito, l'Agenzia delle entrate ha in passato precisato che "altri mezzi di pagamento" siano quelli che "garantiscano la tracciabilità e l'identificazione del suo autore al fine di permettere efficaci controlli da parte dell'Amministrazione Finanziaria" (risposta AE n. 230/E del 29 luglio 2020).

Naturalmente, il vincolo relativo alle modalità di pagamento delle suddette spese riguarda anche quelle di trasporto per trasferte nel territorio comunale.

Nulla cambia rispetto a quanto già previsto fino al 31 dicembre 2024 per quanto attiene alle indennità percepite dal lavoratore per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale rimborsate dal datore di lavoro forfetariamente.