Budget del personale: strumento per il controllo aziendale anche nelle PMI

È importante determinare il costo del lavoro sia per conoscere preventivamente la sua sostenibilità sia per effettuare un'analisi più complessa, rapportando tali costi ad altri fattori produttivi, al fine di valutarne la convenienza rispetto all'attività da svolgere. È del tutto evidente che la tecnologia giochi un ruolo fondamentale per l'accuratezza dei dati e delle informazioni gestite. Specifici software, spesso integrati nelle procedure stipendi, consentono di acquisire velocemente e con estrema precisione una gran massa di numeri e procedere alla loro elaborazione.  

Nella costruzione di un budget bisogna avviare tre differenti operazioni:

• analisi delle esigenze aziendali: comprendere il fabbisogno di personale in relazione agli obiettivi aziendali.
• stima dei costi fissi e variabili: calcolare i costi fissi (stipendi, contributi) e variabili (ore straordinarie, bonus).
• previsione, pianificazione e controllo: anticipare cambiamenti nel personale (assunzioni, dimissioni) e adeguare il budget di conseguenza.

Andiamo con ordine.

Analisi delle esigenze aziendali

Il primo passaggio è quello di calibrare una forza lavoro necessaria per il corretto funzionamento aziendale. È necessario quindi che l'ufficio del personale operi in diretta sinergia con la direzione generale e con chi è titolato a definire le politiche di sviluppo commerciale dell'azienda. Una volta evidenziata la forza lavoro per i singoli reparti bisognerà indicare anche i profili dei nuovi inserimenti e la scansione temporale degli stessi considerando i procedimenti di onboarding e formativi.

Ovviamente non potranno essere solo esigenze economiche a definire le modalità di inserimento del nuovo personale perché le stesse dovranno rispettare pienamente il quadro normativo (personale dipendente o autonomo, full time o part time, divieti di discriminazioni) e le esigenze di ruolo (qualifiche, livelli, RAL offerta dalla concorrenza).

In questa fase sarà anche necessario prevedere uscite del personale per scadenze contrattuali, pensionamenti, trasferimenti o cambio di mansioni. Si incroceranno quindi le esigenze rappresentate dai lavoratori con quelle aziendali allocando, ove necessario, oneri sufficienti per consentire le uscite involontarie (oneri di ristrutturazione).

In questa fase è quindi necessario considerare una serie di elementi:

• valutazione dell'organico necessario (subordinati, collaboratori, autonomi)
• assunzioni agevolate offerte dalla normativa in materia di sgravi ed esoneri contributivi
• eventuale stabilizzazione dei contratti atipici
• variazione orario lavoratori part-time
• pianificazione dei costi di formazione e addestramento
• flessibilità in uscita per i lavoratori prossimi alla pensione
• definizione delle politiche retributive e premiali interne
• eventuale attivazione di lavoratori somministrati, intermittenti o distacchi
• gestione e allocazione delle risorse considerando eventuali trasferimenti in quei reparti o progetti che richiedono più personale e quali possono operare con risorse limitate
• operazioni di ristrutturazione con prudente apprezzamento degli oneri per il contenzioso

Stima dei costi fissi e variabili

Come è noto il costo del personale non riguarda solo la retribuzione corrisposta ai lavoratori ma comprende tutti gli onori sostenuti dal datore di lavoro per il loro impiego (direttamente o indirettamente):

• Retribuzioni lorde (ordinarie e aggiuntive, Edr, scatti d'anzianità, superminimi e indennità varie)
• Retribuzioni in natura (fringe benefit e welfare)
• Retribuzione indiretta (festività, ferie, permessi, malattia, maternità, infortunio e ogni altra assenza retribuita)
• Retribuzione variabile (lavoro supplementare, straordinario, notturno, festivo)
• Contributi assicurativi e previdenziali a carico del datore di lavoro (Inps, Inail, Altro)
• Trattamento di fine rapporto (accantonamento, rivalutazione o adesione a Fondi di previdenza)
• Altri oneri (Enti bilaterali, Fondi sanitari, Polizze assicurative)
• Oneri fiscali (tassazione Irap al netto delle relative deduzioni)

A questi costi, definiti come diretti, è necessario aggiungere quelli indirettamente connessi, come i costi relativi alla sicurezza sul lavoro, alla formazione, agli strumenti aziendali e a tutto ciò che è necessario per lo svolgimento delle prestazioni.

Il costo del personale è generalmente classificato come “costo fisso”. Tuttavia, in una prospettiva previsionale, è fondamentale considerarne anche la componente variabile. Tale variabilità può dipendere dall'andamento produttivo, che inevitabilmente può fluttuare in base alle commesse ricevute. Inoltre, in alcuni settori, il costo del personale può variare in funzione della stagionalità o essere influenzato da eventuali investimenti già programmati.

Previsione, pianificazione e controllo

Il budget del personale è strettamente connesso al processo di controllo di gestione. Tale processo consente di verificare progressivamente l'andamento dei costi, monitorando quanto ipotizzato nel budget iniziale e intraprendendo eventuali iniziative per migliorare l'organizzazione del comparto produttivo. Saranno analizzate le differenze tra i dati consuntivi e previsionali, permettendo di elaborare progressivamente forecast sempre più accurati e di intervenire, nei controlli con programmazione periodica, con eventuali correzioni in base agli obiettivi aziendali.

Grazie a queste verifiche, sarà possibile intervenire là dove circostanze sopravvenute alterino le ipotesi effettuate consentendo di attivare i conseguenti correttivi e scostamenti. In caso di perdite di ricavi e/o cali produttivi sarà possibile adottare azioni come la riduzione dell'organico, variazioni retributive (ove possibile) o l'attivazione di ammortizzatori sociali. Sarà utile considerare le tendenze storiche consuntive, da cui emergeranno dati di grande importanza che influenzeranno il costo effettivo, considerando anche assenze, straordinari, ferie e permessi, oltre ad altre variazioni aziendali o obbligatorie derivanti dalla contrattazione collettiva e dagli obblighi legislativi.

Il coinvolgimento dei dipendenti

Un aspetto non trascurabile nella gestione del budget è il coinvolgimento dei dipendenti. Rendere partecipe il personale nelle decisioni relative al budget può aumentare la trasparenza e migliorare la motivazione. Inoltre, i dipendenti possono fornire preziosi feedback sulle esigenze operative e suggerire soluzioni innovative per ottimizzare le risorse. Il raggiungimento di obiettivi di budget potrà poi essere una componente per definire forme di premialità o di incremento di sistemi di welfare aziendale.

I criteri ESG

Ultimo aspetto, connesso proprio alle istanze di trasparenza e partecipazione del personale, il rispetto dei criteri ESG, ove in particolare le esigenze S (social) possono influenzare costi del personale connessi a particolari programmi di sostegno, tutela delle diversità e fragilità, percorsi formativi per debellare stereotipi e prassi negative. Evidentemente appare riduttivo definire come meri “costi” tali voci di spesa poiché si tratta di veri investimenti che torneranno positivamente in termini di produttività, di riduzione costi di recruiting per la sostituzione di personale in uscita per dimissioni volontarie, di riduzione di costi di contenziosi e contribuiranno ad aumentare il massimo bene aziendale costituito dalla sua reputazione nel mercato.