Pubblici registri immobiliari e trattamento dei dati personali

Il vigente sistema di pubblicità immobiliare, nell'obiettivo perseguito dal legislatore, ha una funzione di conoscenza dei dati relativi ai beni immobili e di tutela dell'affidamento dei terzi, in un'ottica di garanzia per la corretta circolazione dei medesimi. 

In materia è stata affermata anche la peculiare “valenza” delle norme di pubblicità immobiliare precisando che “la trascrizione è istituto di ordine pubblico finalizzato al soddisfacimento dell'interesse generale alla sicurezza dei traffici giuridici” e optando per la “qualificazione delle norme sulla trascrizione come norme di ordine pubblico, e quindi come norme inderogabili”.

Come noto, la disciplina relativa alla pubblicità immobiliare, all'individuazione e alla tenuta dei relativi registri, nonché ai compiti e agli obblighi del conservatore è contenuta, per la gran parte, nel libro VI del codice civile, dedicato alla tutela dei diritti.

In base a tali disposizioni, al fine dell'esecuzione di una formalità (trascrizione, iscrizione, annotazione) nei registri immobiliari devono essere presentati al conservatore il titolo, in originale o in copia autenticata, recante l'evento giuridico da pubblicare e la relativa nota (denominata “domanda”, nel caso delle annotazioni) ove devono essere indicati gli elementi e le menzioni espressamente previsti dal legislatore.

Rileva, per quanto qui di interesse, rammentare anche che l'articolo 2674 c.c. individua i casi nei quali il conservatore può rifiutare di ricevere le note e i titoli e quelli in cui non può riceverli; il tutto, con la precisazione che “In ogni altro caso il conservatore non può ricusare o ritardare di ricevere la consegna dei titoli presentati e di eseguire le trascrizioni, iscrizioni o annotazioni richieste, nonché di spedire le copie o i certificati.” In tal senso, proprio perché il rifiuto di una formalità incide sull'ordine di presentazione degli atti e sui connessi effetti giuridici (in sostanza, opponibilità e priorità di grado), i motivi di rifiuto non possono che essere tassativi e soggetti ad una individuazione esclusivamente normativa.

Utilizzo della Sezione D nelle note di trascrizione e di iscrizione e nelle domande di annotazione

Con specifico alle note, è opportuno rammentare che, con l'automazione dei servizi di pubblicità immobiliare avviata dalla legge 27 febbraio 1985, n. 52, le note sono redatte su appositi modelli specificatamente approvati che sono stati oggetto, nel tempo, di vari aggiornamenti, l'ultimo dei quali avvenuto con Decreto dell'Agenzia del territorio 14 giugno 2007 emanato di concerto con il Capo del Dipartimento per gli Affari di giustizia del Ministero della giustizia.

In coerenza con i modelli all'uopo approvati e da utilizzarsi a pena di rifiuto, le note sono, allo stato attuale, formate da quattro sezioni (precedentemente denominati quadri):

• la “sezione A”, riportante i dati relativi al titolo presentato per l'esecuzione della formalità (identificativi dell'atto, autorità emanante, ecc.);
• la “sezione B”, riportante i dati relativi agli immobili relazionati nella formalità (sostanzialmente, gli identificativi catastali degli immobili);
• la “sezione C”, riportante i dati relativi ai soggetti presenti nella formalità (identificativi dei soggetti e rispettivi diritti relazionati sugli immobili oggetto di formalità);
• la “sezione D”, riportante eventuali altre informazioni, non codificabili nelle precedenti sezioni, ritenute ugualmente necessarie per una compiuta pubblicità immobiliare nonché le informazioni previste ai fini dell'esecuzione della voltura catastale automatica.

Nelle prime tre sezioni (A, B e C), la cui compilazione è sostanzialmente obbligata, si devono indicare dati - relativi al titolo, agli immobili ed ai soggetti - corrispondenti a quelli richiesti dalla legge a pena di rifiuto. Si fa specifico riferimento ai dati necessari per la pubblicità immobiliare indicati rispettivamente dagli artt. 2659 e 2660 c.c. per le note di trascrizione e dall'art. 2839 c.c. per le note di iscrizione. In tale ottica, i dati presenti in dette sezioni possono ritenersi lecitamente indicati, anche sotto il profilo della protezione dei dati personali, in quanto riportati in presenza di un'adeguata base giuridica rappresentata dall'obbligo normativo di indicazione imposto in materia di “tenuta di registri pubblici relativi a beni immobili”.

La sezione D della nota è costituita invece da un campo integralmente libero, utilizzabile per l'indicazione di eventuali altre informazioni ritenute necessarie ai fini di una compiuta pubblicità immobiliare e quindi rimesso, nella sua compilazione, alle relative valutazioni effettuate dalla parte richiedente. 

Infine, l'Agenzia ricorda che l'art. 2674 c.c. individua i casi nei quali il conservatore può rifiutare di ricevere le note e i titoli e quelli in cui non può riceverli. Il conservatore, però, non può opporsi all'inserimento dei dati, potendo solo profilare dei dubbi sulla legittimità sulla trascrivibilità di un atto o dell'iscrizione di ipoteca. Le Entrate precisano che il conservatore non è responsabile di quanto viene contenuto nella nota.

Fonte: Circ. AE 29 gennaio 2024 n. 1