Smart working: obbligo di comunicazione sempre entro 5 giorni

Il lavoro agile, ormai comunemente conosciuto come smart working, consiste in una modalità di esecuzione della prestazione di lavoro subordinato, finalizzata all'incremento della competitività e alla conciliazione dei tempi di vita e lavoro. La disciplina di riferimento è la Legge 81/2017 (articoli 18-24), che prescrive la stipula di un apposito accordo tra le parti, con cui definire le forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, il possibile utilizzo di strumenti tecnologici e la previsione delle modalità di esercizio del potere di controllo e disciplinare da parte del datore di lavoro. Nel lavoro agile la prestazione lavorativa viene eseguita in parte all'interno dei locali aziendali e in parte all'esterno, senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva (art. 18, comma 1).

Sul datore di lavoro grava la responsabilità della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell'attività lavorativa. I lavoratori in modalità agile hanno diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato nei confronti dei prestatori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all'interno dell'azienda; inoltre, nei loro confronti è assicurata la tutela prevista in caso di infortuni e malattie professionali anche in relazione alle prestazioni rese all'esterno dei locali aziendali e nel tragitto tra l'abitazione ed il luogo prescelto per svolgere la propria attività (Circ. INAIL n. 48/2017). Tra gli obblighi del datore di lavoro ricordiamo la consegna al lavoratore ed al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, di un'informativa scritta riguardo i rischi generali ed i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro (art. 22).

Le disposizioni sul lavoro agile si applicano, in quanto compatibili, anche ai rapporti di lavoro alle dipendenze delle pubbliche amministrazioni di cui all'art. 1, c. 2, D.Lgs. 165/2001 (art. 18, c. 3).

Smart working e comunicazioni obbligatorie

In base all'art. 23, c. 1, Legge 81/2017 (come modificato dall'art. 41 bis DL 73/2022 convertito con modificazioni in Legge 122/2022), dal 1° settembre 2022, il datore di lavoro è tenuto a comunicare in via telematica al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile, secondo le modalità individuate con il Decreto n. 149 del 22 agosto 2022 dello stesso Ministero e relativi allegati aventi ad oggetto il modello di comunicazione e le sue regole di compilazione. Con FAQ del 22 dicembre 2022, il Ministero ha precisato che i datori di lavoro privati devono inviare la comunicazione di inizio periodo di lavoro in modalità agile o di proroga entro 5 giorni successivi, rispettivamente, dall'inizio della prestazione in modalità agile o dall'ultimo giorno comunicato prima dell'estensione del periodo. Ai datori di lavoro pubblici e alle agenzie di somministrazione è concesso un termine più ampio che consente di effettuare la comunicazione entro il giorno 20 del mese successivo all'inizio della prestazione di lavoro in modalità agile o nel caso di proroga, dell'ultimo giorno del periodo comunicato prima dell'estensione del periodo.

Non vi è obbligo di allegare alla comunicazione la copia dell'accordo individuale di lavoro agile che, in ogni caso, il datore di lavoro deve stipulare e conservare per un periodo di 5 anni dalla sottoscrizione.

Termini di comunicazione

Il DDL Lavoro attualmente all'esame del Parlamento, interviene direttamente sull'art. 23 della Legge 81/2017, stabilendo che:

• al comma 1, primo periodo, le parole “con decorrenza dal 1° settembre 2022” sono soppresse;
• il datore di lavoro è tenuto a comunicare in via telematica al Ministero del lavoro e delle politiche sociali i nominativi dei lavoratori e la data di inizio e di cessazione delle prestazioni di lavoro in modalità agile entro cinque giorni dalla data di avvio del periodo oppure entro 5 giorni successivi alla data in cui si verifica l'evento modificativo della durata o della cessazione del periodo di lavoro svolto in modalità agile.

Tale disposizione, se confermata, fisserebbe normativamente il termine per tutte le tipologie di comunicazione di lavoro agile in 5 giorni, trattandosi di mera trasformazione della modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, non dell'instaurazione di un rapporto di lavoro da comunicare preventivamente (resta fermo l'obbligo di effettuare le comunicazioni obbligatorie di cui al Decreto interministeriale 30 ottobre 2007 in ordine al rapporto lavorativo sottostante).

Modalità di comunicazione

Non è prevista alcuna variazione delle modalità con cui predisporre la comunicazione di lavoro agile, tramite l'applicazione disponibile tra i servizi online del Ministero del Lavoro, accessibile con credenziali SPID o Carta d'Identità Elettronica (CIE).

A tal proposito, si ricorda che all'atto del collegamento, l'utente deve indicare se intende operare in qualità di referente aziendale (in tal modo è possibile comunicare i dati relativi ad una sola azienda) ovvero come soggetto abilitato alla trasmissione di comunicazioni per diverse aziende. Il modulo telematico si compone di alcuni campi da compilare con:

• i dati del lavoratore (codice fiscale - cognome e nome - data nascita - comune o stato straniero di nascita);
• la tipologia di contratto applicato al rapporto di lavoro (determinato – indeterminato – apprendistato);
• i dati dell'accordo di lavoro agile (data di sottoscrizione - tipologia di durata del periodo di lavoro agile distinta in tempo determinato o a tempo indeterminato);
• la data di inizio della prestazione lavorativa in modalità agile;
• la data di cessazione delle prestazioni in modalità agile;
• i dati INAIL (PAT e Voce di tariffa);
• la tipologia di comunicazione (inizio – modifica – annullamento – recesso).

Successivamente all'invio, è possibile modificare i dati già inseriti, procedere all'annullamento della comunicazione o al recesso anticipato dalla modalità agile.

Si ricorda, infine, che in alternativa alla trasmissione tramite applicativo web è disponibile una modalità massiva REST, utilizzabile dopo che il datore di lavoro o l'intermediario, avranno presentato apposita richiesta di contatto, tramite un form online del Ministero del Lavoro, indicando anche un referente tecnico. Tale procedura consente il download di alcuni template in formato excel che devono essere compilati e poi caricati nel sistema per la successiva trasmissione.

Disciplina sanzionatoria

Il disegno di legge non contempla alcuna modifica alla disciplina sanzionatoria per la mancata o tardiva comunicazione. A riguardo, si ricorda che l'art. 19, c. 3, D.Lgs. 276/2003, espressamente richiamato dall'art. 23, c. 1, Legge 81/2017, prevede una sanzione amministrativa pecuniaria da 100 a 500 euro per ogni lavoratore interessato.