Whistleblowing: il vademecum di Confindustria per le imprese

Con la guida operativa per gli enti privati pubblicata il 27 ottobre 2023, Confindustria si propone di offrire alle imprese destinatarie della nuova disciplina whistleblowing una serie di indicazioni e misure operative, anche alla luce delle Linee Guida ANAC, ritenute idonee a rispondere alle esigenze delineate dal D.Lgs. 24/2023.

Data l'ampiezza del campo applicativo della nuova disciplina whistleblowing e delle tipologie di enti presenti nella realtà associativa di Confindustria, le indicazioni tengono conto anche della struttura organizzativa dei soggetti coinvolti, in funzione delle dimensioni non omogenee e delle possibili differenti scelte adottate di volta in volta dalle imprese.

Il vademecum mira a orientare le imprese nell'applicazione concreta della nuova disciplina e, in particolare, nell'istituzione e gestione del canale interno di segnalazione, ferma restando la libertà delle stesse di adottare, nel rispetto del quadro regolatorio di riferimento, le soluzioni organizzative più adeguate in base alla propria struttura e governance.

Struttura del documento

Il documento si articola in 11 sezioni, il cui contenuto è di seguito sintetizzato:

1)  Ambito di applicazione : vengono esplicitati i destinatari della nuova disciplina, soggetti sia pubblici che privati, nonché l'oggetto della violazione, la definizione e il contenuto della segnalazione. In tale sezione viene anche chiarito il tema della determinazione del computo della media annua dei lavoratori, oggetto di analisi nel prosieguo.

2)  Canali di segnalazione e soggetti legittimati a segnalare : vengono chiariti i diversi canali di segnalazione, le tipologie e le modalità per effettuare le segnalazioni, con particolare focus sui diversi regimi nel settore privato, nonché sui soggetti legittimati a presentare la segnalazione.

3)  Canale interno di segnalazione : vengono fornite alcune indicazioni operative per la scelta del canale di segnalazione interno (requisiti e strumenti), la sua istituzione e l'informativa alle rappresentanze sindacali; con riferimento a quest'ultimo aspetto sono analizzate sia le ipotesi di individuazione del sindacato che il contenuto stesso dell'informativa, sottolineando che la disciplina del canale interno e la sua implementazione restano nella piena autonomia decisionale e organizzativa dell'ente.

4)  Gestione della segnalazione : vengono individuati i soggetti destinatari delle segnalazioni (persona fisica interna all'impresa, ufficio/organismo interno all'impresa o ufficio esterno all'impresa) e i relativi requisiti. Più specificamente, vengono poi trattate le attività di gestione delle segnalazioni: la scelta del canale, la ricezione, la procedibilità, l'ammissibilità, l'istruttoria e l'accertamento, il riscontro al segnalante.

5)  Canali di segnalazione in condivisione e all'interno dei gruppi : sono definite le modalità di condivisione del canale di segnalazione interna e la relativa gestione. SI tratta di una facoltà concessa agli enti di piccole/medie dimensioni al fine di semplificare gli adempimenti e contenere i costi (sia fino a 249 lavoratori che al di sopra di tale soglia).

6)  Tutela del segnalante e dei soggetti a esso assimilati : sono rappresentate le tutele riconosciute al segnalante per le segnalazioni effettuate nel rispetto della disciplina, approfondendo i seguenti aspetti: l'obbligo di riservatezza della sua identità; il divieto di atti ritorsivi nei suoi confronti; la limitazione della sua responsabilità per la rilevazione o diffusione di alcune tipologie di informazioni protette.

7)  Trattamento dei dati personali : vengono fornite specifiche indicazioni per garantire il rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali (Regolamento UE n. 679/2016, c.d. GDPR, e il D.lgs. n. 196/2003, c.d. Codice privacy), con riferimento a: inquadramento dei trattamenti dipendenti dal ricevimento e della gestione di una segnalazione; individuazione e formalizzazione dell'organigramma privacy relativo al canale di segnalazione interna; impostazione ed esecuzione dei trattamenti conseguenti alle segnalazioni.

8)  Sistema sanzionatorio : sono elencate le varie fattispecie sanzionabili.

9)  Disciplina whistleblowing e modello organizzativo 231 : viene sottolineata la necessità di aggiornare il Modello Organizzativo 231, valutando anzitutto la possibilità di adeguamento dei canali precedentemente attivati. In particolare, sarà necessario aggiornare il Modello con l'indicazione dei canali di segnalazione interna adottati dall'ente ai sensi della nuova normativa whistleblowing, avendo cura di esplicitare: il riferimento al divieto di commissione di qualsiasi atto di ritorsione, come richiamato dalla norma; il rispetto dei doveri di riservatezza nel trattamento delle informazioni relativamente alla gestione delle segnalazioni. Sarà necessario integrare il Sistema disciplinare dello stesso Modello Organizzativo 231, considerato che la normativa whistleblowing richiede che venga adeguato prevedendo sanzioni nei confronti dei responsabili delle violazioni per le quali l'ANAC applica sanzioni amministrative pecuniarie.

10)  Attività di formazione e informazione : viene evidenziata la necessità di espletare oneri formativi e informativi verso gli uffici o le persone cui è demandata la gestione del canale di segnalazione.

11)  Segnalazione esterna e divulgazione pubblica : sono esplicitate le condizioni per la segnalazione esterna e la procedura che deve rispettare il segnalante per effettuare una divulgazione pubblica beneficiando della protezione.

Computo della media annua dei lavoratori 

Ai fini del computo della media annua dei lavoratori impiegati nel settore privato - necessaria per stabilire quando si supera la soglia dei 50 lavoratori - in linea con un'istanza di Confindustria, ANAC ha specificato che si debba fare riferimento all'ultimo anno solare precedente a quello in corso, salvo per le imprese di nuova costituzione per le quali si considera l'anno in corso (ovvero il 2023). Pertanto, per le imprese diverse da quelle di nuova costituzione, in sede di prima applicazione occorrerà fare riferimento alla media annua dei lavoratori impiegati al 31 dicembre 2022 e poi, per le annualità successive, si dovrà considerare il computo dell'anno solare precedente, sempre al 31 dicembre.

Il riferimento all'ultimo anno solare precedente a quello in cui avviene la segnalazione per il calcolo della media annua dei lavoratori impiegati è un criterio che, rispondendo alla norma di legge, consente alle imprese di adeguarsi agli eventuali adempimenti con ragionevole tempestività. Inoltre, l'ANAC ha precisato che “ai fini del calcolo della media dei lavoratori impiegati negli enti del settore privato deve farsi riferimento al valore medio degli addetti (Elaborazione dati INPS) al 31/12 dell'anno solare precedente a quello in corso, contenuto nelle visure camerali. Quando l'impresa è di nuova costituzione, considerato che il dato in questione viene aggiornato trimestralmente, va preso come riferimento il valore medio calcolato nell'ultima visura”. Il richiamo alle visure camerali dovrebbe, stando ad alcune verifiche effettuate, comportare il computo “per teste” e cioè del numero complessivo di addetti, a prescindere dalla effettiva durata dei singoli rapporti di lavoro. 

Di contro, ai fini del computo dei lavoratori, Confindustria ritiene che si dovrebbe fare riferimento al dettato dell'art. 27 D.lgs. 81/2015, che stabilisce: “[…] ai fini dell'applicazione di qualsiasi disciplina di fonte legale o contrattuale per la quale sia rilevante il computo dei dipendenti del datore di lavoro, si tiene conto del numero medio mensile di lavoratori a tempo determinato, compresi i dirigenti, impiegati negli ultimi due anni, sulla base dell'effettiva durata dei loro rapporti di lavoro”. Pertanto, l'auspicio di Confindustria è che la prassi interpretativa si adegui prima possibile a questo sostrato normativo, consentendo di calcolare la media dei lavoratori in termini di “ULA” (unità lavorativa annua).

OdV soggetto destinatario della segnalazione

Come opzione interna, le imprese possono decidere di affidare la gestione del canale a un loro ufficio interno preesistente o a un organo collegiale/comitato appositamente costituito e composto da soggetti interni che, nel suo complesso, risponda al requisito di autonomia necessario.

Nelle imprese dotate di Modello Organizzativo 231 e con OdV (monocratico o collegiale), si può valutare di affidare a quest'ultimo, come ulteriore incarico, debitamente formalizzato e remunerato, il ruolo di gestore delle segnalazioni, considerato il fatto che l'OdV già possiede i requisiti richiesti dalla disciplina in esame e che, come previsto anche dal Decreto, la disciplina whistleblowing è parte integrante del Modello Organizzativo 231, sulla cui osservanza l'OdV è chiamato a vigilare.

L'OdV è dotato, infatti, di competenze tecniche adeguate e di autonomia e indipendenza, funzionali e gerarchiche, rispetto a qualsiasi altro ufficio interno all'ente; è destinatario dei flussi informativi ordinari e ad evento interni all'ente, ivi compresi quelli relativi a eventuali criticità nell'attuazione del modello organizzativo e a sue violazioni, rispetto alle quali già svolge attività di verifica.

Nel documento si rileva altresì che, anche laddove non fosse incaricato dei compiti di gestione delle segnalazioni whistleblowing, è opportuno che l'OdV venga comunque coinvolto nel processo di gestione delle stesse, regolamentando i necessari flussi informativi nel rispetto degli obblighi di riservatezza alla luce della rilevanza, anche ai fini 231, delle violazioni segnalabili ai sensi del Decreto.

In particolare, qualora l'OdV non sia individuato come gestore dovrà ricevere:

• immediata informativa su segnalazioni rilevanti in termini 231 affinché, nell'esercizio della sua attività di vigilanza, possa condividere le proprie eventuali osservazioni e partecipare all'istruttoria o comunque seguirne l'andamento;
• un aggiornamento periodico sull'attività complessiva di gestione delle segnalazioni, anche non 231, al fine di verificare il funzionamento del sistema whistleblowing e proporre all'ente eventuali necessità di suo miglioramento.

Fonte: Guida operativa Confindustria whistleblowing