Canale segnalazione interna: soggetti obbligati e strumenti utilizzabili

Il D.Lgs. 24/2023 si è posto l'ambizioso obiettivo di rafforzare le protezioni per i whistleblower, nell'ottica di promuovere una cultura di integrità e responsabilità all'interno delle organizzazioni.

Una delle principali novità del Decreto riguarda l'allargamento della platea dei soggetti che sono tenuti a istituire un canale di segnalazione interno. Nel settore privato, la platea dei soggetti interessati dalla normativa sul whistleblowing comprende oggi tutte le organizzazioni che, nell'ultimo anno, hanno occupato in media almeno 50 lavoratori subordinato con contratto di lavoro a tempo determinato o indeterminato; la normativa si applica anche a quelle realtà che, indipendentemente dal requisito dimensionale, operano in settori specifici previsti dal diritto dell'Unione Europea (come quello dei servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo) o che adottano i modelli di organizzazione e gestione previsti dal D.Lgs. 231/2001.

Per le aziende che occupano almeno 50 dipendenti, le novità diventeranno operative a far data dal 17 dicembre 2023; negli altri casi, invece, l'operatività delle nuove disposizioni decorre dal 15 luglio 2023.

Il canale di segnalazione interna

Il canale di segnalazione interna è un meccanismo attraverso il quale i dipendenti (ma lo stesso vale per i lavoratori autonomi, i collaboratori, i consulenti e più in generale con chiunque intrattenga un rapporto giuridico qualificato con l'organizzazione) possono segnalare presunte irregolarità o violazioni commesse all'interno dell'organizzazione in modo confidenziale e protetto. Lo scopo di questi canali dovrebbe essere quello di fornire ai segnalanti una via sicura per denunciare pratiche illecite senza il timore di essere esposti a ritorsioni.

È altresì necessario che l'azienda fornisca una informativa chiara e accessibile sui canali di segnalazione interna disponibili e sulle procedure applicabili: a tal fine è consigliabile l'adozione di una specifica policy interna che dovrà essere portata a conoscenza non solo dei lavoratori ma anche di tutte le persone che, pur non frequentando il luogo di lavoro, hanno la possibilità di segnalare le violazioni, in quanto titolari di un rapporto giuridico qualificato con l'organizzazione. Non è dunque sufficiente la mera affissione in bacheca della policy: la necessità di informare anche i soggetti esterni (o parzialmente esterni) all'organizzazione impone infatti l'adozione di mezzi di comunicazione più radicali come la pubblicazione sull'intranet aziendale o, meglio ancora, sul sito web della società.

Come costruire un canale di segnalazione interna funzionante ed efficace

Come previsto dall'art. 4, c. 2, D.Lgs. 24/2023, la gestione delle segnalazioni può essere affidata a personale interno o, in alternativa, può essere esternalizzata mediante affidamento a società esterne specializzate.

Nel caso in cui la scelta ricada sul personale interno, le società devono fare in modo che l'ufficio a ciò dedicato sia provvisto di personale e risorse idonee e, soprattutto, che abbia ricevuto una formazione adeguata; la delega in materia può essere conferita a organi istituiti ad hoc o a funzioni aziendali che hanno già competenza in materia di audit o controlli interni: l'importante è che si tratti di soggetti titolari di posizioni apicali o comunque che siano in grado di fornire precise garanzie in termini di autonomia, imparzialità e indipendenza.

La legge non dice in cosa debba consistere la formazione; tuttavia, si ritiene che questa debba includere quantomeno la conoscenza delle disposizioni della normativa comunitaria e legislativa applicabile in materia, i principi di riservatezza, imparzialità e protezione dei diritti dei whistleblower, nonché le competenze necessarie (non solo tecniche ma anche psicologiche e relazionali) per valutare e gestire le segnalazioni in modo efficace.

Gli strumenti utilizzabili per inoltrare le segnalazioni

Gli strumenti adottabili per inoltrare le segnalazioni possono variare a seconda delle politiche e delle procedure adottate dalle singole organizzazioni. Oltre alle piattaforme telematiche e ai mezzi tecnologici (es. indirizzi e-mail dedicati, moduli online, apposite piattaforme di segnalazione), i modelli di policy più diffusi prevedono anche strumenti più tipicamente “tradizionali” (o meglio potremmo dire “analogici”) come la corrispondenza cartacea (utile soprattutto nei casi in cui la segnalazione sia corredata da documentazione a supporto) e le linee telefoniche dedicate.

Indipendentemente dal mezzo utilizzato, vengono alla luce alcune caratteristiche ineliminabili che dovrebbero essere sempre presenti per garantire l'efficacia e la sicurezza del processo di segnalazione:

1. anonimato: i segnalatori devono essere in grado di mantenere l'anonimato del segnalante. L'organizzazione deve dunque adottare misure appropriate per proteggere l'anonimato del segnalante, ad esempio utilizzando applicazioni in grado di scongiurare il tracciamento dell'indirizzo IP del segnalante;
2. riservatezza: le segnalazioni devono essere gestite in modo riservato e confidenziale. E' dunque fondamentale che l'accesso alla segnalazione (e alle informazioni che ne derivano) sia consentito solo al personale competente a ricevere e dare seguito alle segnalazioni;
3. sicurezza delle informazioni: è fondamentale che l'organizzazione adotti adeguate misure di sicurezza per proteggere le informazioni fornite nelle segnalazioni. Ciò può includere l'utilizzo di connessioni criptate per i canali digitali e la protezione fisica delle informazioni cartacee;
4. tracciabilità e feedback: i segnalatori hanno il diritto di ricevere un riscontro sull'esito della loro segnalazione, e, nel caso in cui sia necessario rivelare suoi dati personali (es. per dare seguito alla segnalazione o per assicurare il diritto di difesa delle persone coinvolte dalla segnalazione), deve esserne prontamente informato.

I vantaggi di un canale di segnalazione interna efficace

Un canale di segnalazione interna ben strutturato e funzionante – oltre a garantire la compliance al dettato normativo – offre numerosi vantaggi per le organizzazioni; innanzitutto, favorisce una cultura di integrità, trasparenza e responsabilità, dimostrando che l'organizzazione è impegnata a prevenire e affrontare comportamenti illeciti; inoltre, offre un meccanismo per rilevare tempestivamente le violazioni, consentendo interventi rapidi ed efficaci.

Un canale di segnalazione interno può anche aiutare a preservare la reputazione dell'organizzazione, essendo logico ed evidente che una risoluzione tempestiva delle irregolarità può ridurre notevolmente il rischio di scandali pubblici dannosi; inoltre, dimostra l'impegno dell'azienda verso il rispetto delle normative e dei valori etici, migliorando così la fiducia dei dipendenti, dei clienti e degli investitori.

Whistleblowing e Modello 231

Per quanto riguarda le aziende che adottano i modelli organizzativi ex D.Lgs. 231/2001, poi, si discute circa la possibilità di attribuire la gestione delle segnalazioni interne all'organismo di vigilanza. A tale domanda, a parere di chi scrive, deve darsi risposta affermativa: infatti, di fronte all'ampiezza dei flussi informativi di cui è normalmente destinatario l'OdV, e tenendo conto dell'autorevolezza e dell'autonomia che deve caratterizzare questo delicato organo, non avrebbe alcun senso pretendere l'istituzione di un ulteriore organismo che, di fatto, finirebbe per operare in parallelo all'OdV o addirittura duplicarne inutilmente le funzioni.