Firma digitale: sottoscrizione dei processi verbali

Con il provvedimento n. 372380 del 30 settembre 2024, l'Agenzia delle Entrate ha definito le modalità operative per la sottoscrizione digitale dei processi verbali redatti nel corso e al termine delle attività di controllo svolte dall'Amministrazione finanziaria. Il provvedimento in questione mette in atto quanto stabilito dal nuovo art. 38-bis DPR 600/73, che, nel prevedere che i verbalizzanti possono firmare digitalmente i processi verbali, rinvia a uno o più provvedimenti del direttore dell'Agenzia delle Entrate la definizione della relativa disciplina, di seguito riportata.

Contribuente in possesso di firma digitale

Il processo verbale può essere firmato dal contribuente, o dal suo delegato, in modalità digitale ove dotato di firma digitale. A tal fine il processo verbale viene inviato dalla casella di posta elettronica istituzionale del personale incaricato del controllo (e-mail) all'indirizzo di posta elettronica ordinaria del contribuente (e-mail), o del suo delegato, così come indicata nel processo verbale.

Successivamente alla sottoscrizione digitale (in formato CADES - CMS Advanced Electronic Signatures - file con estensione .p7m), il contribuente, o il suo delegato, provvede alla trasmissione del processo verbale all'indirizzo di posta elettronica istituzionale del personale incaricato del controllo.

Alla ricezione del processo verbale digitalmente sottoscritto dal contribuente, o dal suo delegato, il personale incaricato del controllo provvede ad apporre la firma digitale sul documento, verificandone la formale integrità rispetto a quello originariamente trasmesso.

Il processo verbale, completo di tutte le sottoscrizioni digitali necessarie, deve essere protocollato dal personale dell'Agenzia delle Entrate incaricato del controllo e trasmesso al domicilio digitale del contribuente iscritto negli elenchi pubblici. In alternativa il contribuente, sprovvisto di indirizzo PEC, può chiedere la trasmissione del processo verbale all'indirizzo PEC del proprio delegato o richiedere una raccomandata A/R.

Contribuente non in possesso di firma digitale (c.d. sottoscrizione mista)

Se il contribuente, o il suo delegato, non è munito di firma digitale, il processo verbale può essere firmato in modalità analogica. A tal fine il processo verbale deve essere stampato e consegnato nelle mani proprie del destinatario. A seguito dell'apposizione della firma autografa del contribuente, o del suo delegato, il personale dell'Agenzia delle Entrate incaricato del controllo produce una copia informatica del documento analogico, attestandone la conformità e apponendo la firma digitale. Il documento così formato costituisce l'originale informatico.

Predisposto il documento originale informatico, il processo verbale, completo di tutte le sottoscrizioni necessarie, deve essere protocollato dal personale dell'Agenzia delle Entrate incaricato del controllo che procede, successivamente, alla consegna al contribuente, o al suo delegato della relativa copia analogica con contrassegno elettronico.

Rifiuto della sottoscrizione del processo verbale

Nei casi di rifiuto di sottoscrizione del processo verbale da parte del contribuente, o del suo delegato, il personale dell'Agenzia delle Entrate incaricato del controllo ne dà evidenza nello stesso processo verbale, indicandone i motivi, e può procedere alla sottoscrizione digitale del documento.

Nelle ipotesi in cui il contribuente, o il suo delegato, rifiuta la consegna del processo verbale nelle proprie mani, il personale dell'Agenzia delle Entrate incaricato del controllo procede all'invio della copia analogica del processo verbale informatico con contrassegno elettronico mediante raccomandata A/R al domicilio fiscale del contribuente ovvero con trasmissione del documento informatico originale tramite PEC al domicilio digitale iscritto negli elenchi pubblici.

Fonte: Provv. AE 30 settembre 2024 n. 372380