Pari opportunità: indicazioni utili per la compilazione del rapporto

In attuazione degli obblighi sulle pari opportunità, i datori di lavoro con più di 50 dipendenti hanno l'obbligo di redigere, ogni due anni, un rapporto sulla situazione dei lavoratori subordinati occupati nell'impresa (art. 46, c. 1, D.Lgs. 198/2006).

Anche con riferimento al biennio 2022-2023 il rapporto deve essere trasmesso al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali entro il 20 settembre 2024 sul nuovo apposito modello pubblicato con il D.I. 3 giugno 2024.

Il datore di lavoro che occupa fino a 50 lavoratori può, su base volontaria, redigere il rapporto sulla situazione del personale, ai sensi dell'art. 3, c. 1, lett. b), Legge 162/2021. Appare utile la presentazione del rapporto anche per i datori di lavoro non tenuti in caso di partecipazione a bandi di gara indetti dalle Pubbliche Amministrazioni, o quando per l'esecuzione del contratto pubblico si attinga alle risorse finanziarie del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) o del Piano Nazionale Complementare (artt. 57, c. 1 e 61, c. 1 e 2 e Allegato II. 3 del D.Lgs. 36/2023 e art. 47, c. 3, DL 77/2021).

Le FAQ del Ministero del lavoro

In prossimità della scadenza del termine del 20 settembre, si rammentano le principali indicazioni contenute nelle FAQ del Ministero del lavoro utili alla redazione del prospetto.

- passaggi di categoria: la riga della tabella 2.1 – che si riferisce agli occupati al 31/12/2023 – consente di modificare la distribuzione dei dipendenti per categoria professionale, tenendo così conto dei passaggi di categoria avvenuti nel corso del 2023. Tali passaggi devono essere indicati nel dettaglio nella tabella 2.4.

- distacco e dipendenti di aziende con sede all'estero (tabella 2.1): se un dipendente è stato assegnato in distacco transnazionale vanno conteggiati sia i lavoratori dipendenti da un'azienda italiana che siano distaccati all'estero, sia quelli distaccati in Italia dall'estero. Allo stesso modo, nel caso di distacco nazionale, disciplinato dall'art. 30 D.Lgs. 276/2003, i lavoratori vanno conteggiati sia da parte del distaccante, che da parte del distaccatario. Entrambi hanno infatti l'obbligo di inserire il lavoratore all'interno del Libro unico del lavoro.

Nel rapporto non sono da includere anche i dipendenti di aziende con sede all'estero, in quanto sono obbligate a presentare il rapporto solo le aziende con sede legale in Italia.

Quelle con sede all'estero, invece, sono tenute a presentare il rapporto solo nel caso in cui abbiano in Italia sedi, dipendenze o unità produttive/operative che, nel loro insieme, occupano più di 50 dipendenti. Nel rapporto dovranno essere inserite solo le informazioni relative ai dipendenti occupati sul territorio italiano. Le aziende con sede legale in Italia che abbiano sedi, filiali o altre strutture aziendali all'estero non dovranno fornire informazioni in merito al personale occupato presso dette strutture.

- Apprendisti (tabella 2.1 e 2.2): gli apprendisti devono essere inclusi tra gli operai o tra gli impiegati a seconda del livello di inquadramento.

- Somministrazione (Tabella 2.3.): il numero dei lavoratori somministrati da indicare è quello relativo al 31/12 del secondo anno del biennio. Inoltre, si chiarisce che i lavoratori somministrati non sono, invece, calcolati all'interno del numero complessivo dei dipendenti dell'azienda; quindi, nella riga “ore lavorate” e nella successiva “di cui ore di straordinario” non vanno incluse le ore dagli stessi lavorate.

- Ore lavorate (tabella 2.3): la riga "ore lavorate " e la successiva "di cui ore di straordinario" è riferita alla totalità dei lavoratori dell'azienda dichiarati in forza al 31/12/2023. Rispetto a tali lavoratori devono essere indicate tutte le ore lavorate nel corso dell'anno.

- Gravidanza ed altri eventi: alla voce della tabella 2.3 “dipendenti in stato di gravidanza o in congedo a qualunque titolo (es. aspettativa)” vanno considerate anche le seguenti tipologie:

• Aspettativa non retribuita
• Aspettativa per motivi sindacali/funzione pubblica/seggi elettorali
• Riposi/permessi/congedi Legge 104/1992 spettanti a dipendenti disabili
• Permessi/congedo straordinario Legge 104/1992 spettanti per familiari disabili (diversi dai figli) del lavoratore
• Congedo matrimoniale
• Congedo donne vittime di violenza

È stato altresì chiarito che, se un lavoratore ha diversi eventi della stessa tipologia nel medesimo anno (es. più malattie figlio: un evento a gennaio, uno a marzo e uno a ottobre), l'evento dev'essere conteggiato un'unica volta, in quanto occorre ragionare per lavoratori (e non per istituti fruiti). Ad esempio, nella riga DIPENDENTI in stato di gravidanza o in congedo a qualunque titolo (es. aspettativa) dovrà essere inserito il numero 1 (in quanto un unico dipendente ha fruito di più tipologie di congedi). Nelle successive righe (dedicate esclusivamente a specifiche tipologie di congedo – maternità/paternità e parentale) dovrà inserire nuovamente il numero 1 in ciascuna, laddove il dipendente abbia utilizzato sia il congedo di paternità che il parentale. Il sistema, infatti, non procede alla somma dei 2 valori (che costituiscono un “di cui” del complessivo riportato nella riga superiore): verifica, però, che ciascuno dei 2 valori inseriti risulti inferiore o al massimo uguale a quello complessivo.

- CIG: in relazione alla tabella 2.3 e al campo “dipendenti in CIG” è da considerare ciascuno dei seguenti eventi: Cigo, Cigs, Cisoa, Fondi di solidarietà (Fis, Fsba, ecc…). Al campo “dipendenti in CIG” è considerare ciascuno dei seguenti eventi: Cigo, Cigs, Cisoa, Fondi di solidarietà (Fis, Fsba, ecc…).

Vanno, inoltre, considerati tutti i dipendenti in forza al 31/12/2023 che abbiano fruito nel corso del 2023 di almeno un giorno di CIG.

- Trasferimenti multipli (tabella 2.4.): in caso di trasferimenti multipli nel corso dell'anno 2023 occorre indicare solo un trasferimento. Il quesito suggerisce l'ultimo dei trasferimenti avvenuti nell'anno.

- Monte retributivo annuo (tabelle 2.7 e 2.8): il monte retributivo annuo lordo va riferito ai dipendenti in forza al 31/12/2022 nella tabella 2.7 e a quelli in forza al 31/12/2023 nella tabella 2.8.

Sul monte retributivo lordo annuo, occorre considerare anche le trasferte ed i rimborsi km di ciascun anno.

Nelle tabelle 2.7-2.8 del rapporto biennale 2022/2023, i disabili e le categorie protette vanno inclusi nel totale delle singole categorie e poi estrapolati (nel loro complesso) nella riga finale (denominata “di cui DISABILE e CAT. PROT.”)

Nel monte retributivo lordo vanno inclusi tutti gli elementi retributivi, al lordo delle ritenute fiscali e previdenziali a carico dei dipendenti. Si includono, quindi:

• il minimo tabellare;
• l'indennità di contingenza;
• eventuali "indennità di funzione";
• aumenti periodici di anzianità (scatti retributivi);
• superminimi collettivi;
• superminimi individuali;
• incentivi individuali;
• premio di produzione, di risultato, MBO e LTI;
• indennità per lavoro straordinario;
• altre voci retributive non elencate (3° elemento, cottimo, concottimo, integrazioni da parte dell'azienda in caso di malattia, indennità di mensa, indennità per turnazione, premio di presenza, altre indennità);
• 13° mensilità, 14° mensilità e altre mensilità supplementari, nonché il valore imponibile relativo ai fringe benefit che concorre alla formazione dell'imponibile fiscale e previdenziale (che andrà indicato nelle colonne relative alle “componenti accessorie del salario, straordinari, superminimi, premi di produttività e altro”).

Nel monte retributivo lordo non vanno conteggiati, invece, il TFR, gli importi anticipati per conto degli enti di previdenza e assistenza (INPS, INAIL) quali indennità di malattia, maternità, infortunio, assegni familiari, CIG. Gli importi devono essere specificati come somma totale delle voci erogate nell'anno per l'insieme dei dipendenti dello stesso livello, e non come "importi medi".

- Fringe benefits e trasferte (tabella 2.8.): colonne “di cui componenti accessorie del salario, straordinari, …e altro”, per i fringe benefit o le trasferte, devono essere indicati solo i valori imponibili (ovvero quelli che concorrono alla formazione di imponibile contributivo e fiscale). Di conseguenza le somme corrisposte al di sotto delle soglie di esenzione, non devono essere considerate in alcun campo (nè nel “Monte Retributivo Lordo Annuo”, né nel “di cui componenti accessorie del salario, straordinari, superminimi, premi di produttività e altro”).

Inoltre, all'interno della tabella 2.8.1 il relativo importo va inserito, valorizzando la riga “ALTRO”.

- Fusione, incorporazione e acquisizione di rami d'azienda: in caso di fusione o incorporazione di due o più aziende, l'obbligo di compilazione ricade in capo all'azienda risultante dalla fusione o incorporazione, che al 31.12.2023 abbia più di 50 dipendenti.

Detta società deve presentare un unico rapporto ed indicare nel campo note della Sezione 1 l'evento che ha determinato l'estinzione della preesistente società (riportandone i dati identificativi: ragione sociale e partita IVA o codice fiscale).

I dipendenti acquisiti vanno considerati come nuove assunzioni ma nel campo note della Sezione 1 deve essere riportato l'evento che ha determinato l'estinzione della preesistente azienda (riportandone i dati identificativi: ragione sociale e partita IVA o codice fiscale).

- Lavoratori intermittenti: ai fini del calcolo per il numero minimo dei 50 dipendenti, i lavoratori intermittenti devono essere computati per “teste”, indipendentemente dall'orario di lavoro effettivamente svolto nell'arco dell'anno di riferimento.

- Invio del prospetto e comunicazione alle organizzazioni sindacali: la redazione del rapporto e il salvataggio a sistema dello stesso equivalgono alla trasmissione del rapporto alla consigliera regionale di parità.

Una copia del rapporto, unitamente alla ricevuta, deve però essere trasmessa dal datore di lavoro, con modalità telematica (via PEC), anche alle rappresentanze sindacali aziendali entro il termine previsto per la compilazione.

In mancanza di RSA il rapporto deve essere trasmesso alla rappresentanza sindacale unitaria (RSU), laddove costituita.

In mancanza delle rappresentanze sindacali aziendali il rapporto deve essere trasmesso alle sedi territoriali delle organizzazioni sindacali di categoria maggiormente rappresentative sul piano nazionale, alla luce di quanto stabilito dall'art. 37 del D. Lgs. 198/2006, che prevede un coinvolgimento di tali soggetti nelle procedure da attivare in caso di discriminazioni di carattere collettivo.

Impianto sanzionatorio In caso di inadempimento dell'obbligo di trasmissione del rapporto nei termini prescritti, la Direzione regionale del lavoro, previa segnalazione dei soggetti competenti, inviterà l'impresa interessata ad adempiervi entro 60 giorni. Nel caso in cui l'inottemperanza si protragga oltre 12 mesi, potrà essere disposta la sospensione per un anno dei benefici contributivi eventualmente goduti dall'impresa (art. 46, c. 4, D.Lgs. 198/2006). È altresì previsto che in caso d'ispezione, l'INL verifichi la veridicità del rapporto; laddove questo risulti mendace o incompleto troverà applicazione la sanzione amministrativa pecuniaria compresa tra i 1.000,00 euro e i 5.000,00 euro (art. 46, c. 4-bis, D.Lgs. 198/2006).

In caso di mancato invio a del rapporto, la Direzione regionale del lavoro invita l'impresa interessata ad adempiervi nel termine di 60 giorni. Laddove l'inottemperanza si protragga oltre 12 mesi, può essere disposta la sospensione per un anno dei benefici contributivi eventualmente goduti dall'impresa (art. 46, c. 4 D.Lgs. 198/2006). Inoltre, quando il rapporto risulta mendace o incompleto, trova applicazione la sanzione amministrativa pecuniaria compresa tra euro 1.000 e euro 5.000,00 euro (art. 46, c. 4-bis del D.Lgs. 198/2006).

L'inadempimento dell'obbligo di comunicazione in esame costituisce causa di esclusione dalla partecipazione ad un bando di gara indetto dalla Pubblica Amministrazione nell'ipotesi in cui l'operatore economico occupi almeno 51 lavoratori (art. 1, c. 1 dell'Allegato II.3 al D.Lgs. 36/2023 e DM 20 giugno 2023).