Linee guida ANAC sul whistleblowing: i canali interni di segnalazione

Il 1° giugno 2023, l'ANAC” ha posto in consultazione sul proprio sito lo «Schema di Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne» e i relativi allegati.

Nonostante l'art. 10 del d.lgs. n. 24/2023 (norma di recepimento della Direttiva Europea in materia di whistleblowing) imponga all'ANAC di adottare, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, entro tre mesi dalla data di entrata in vigore del decreto medesimo, le linee guida relative alle procedure per la presentazione e la gestione delle sole segnalazioni esterne (art. 7 del d.lgs. n. 24/2023), l'Autorità ha preferito emanare un documento completo che affronta l'intera disciplina.

All'interno delle Linee Guida desta particolare interesse il capitolo dedicato ai canali interni di presentazione delle segnalazioni in merito ai quali, tra l'altro, la stessa Autorità precisa che saranno previste ulteriori e successive integrazioni.

Istituzione del canale

L'Autorità sottolinea l'importanza per i soggetti pubblici e privati (così come individuati nel § 1 “ambito soggettivo” delle Linee Guida) di adottare un apposito atto organizzativo che definisca le procedure per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni. Tale atto organizzativo, dovrà:

• essere adottato dall'organo di indirizzo;
• definire «il ruolo e i compiti dei diversi soggetti cui è consentito l'accesso alle informazioni e ai dati contenuti nella segnalazione, limitando il trasferimento di questi ultimi ai casi strettamente necessari»;
• definire «le modalità e i termini di conservazione dei dati appropriate e proporzionate ai fini della procedura di whistleblowing».

ANAC, richiamando di fatto la disciplina prevista dal decreto, precisa inoltre che, affinché i canali interni istituiti siano «ritenuti adeguati»:

-ove siano utilizzati strumenti informatici, si debba garantire la riservatezza - anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia - di:

• persona segnalante;
• facilitatore;
• persona coinvolta o comunque soggetti menzionati nella segnalazione;
• contenuto della segnalazione e relativa documentazione.

-le segnalazioni debbano poter essere effettuate:

• in forma scritta, anche con modalità informatiche (piattaforma online);
• in forma orale, attraverso linee telefoniche o in alternativa con sistemi di messaggistica vocale;
• su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

I soggetti cui va affidata la gestione delle segnalazioni

Mentre per gli enti del settore pubblico tenuti a nominare un Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (RPCT) l'ANAC individua nella medesima figura il soggetto cui affidare la gestione del canale interno, per gli altri destinatari – ferme restando l'indipendenza e l'imparzialità nonché il possesso delle caratteristiche indispensabili per svolgere l'attività richiesta - vengono alternativamente individuate le seguenti possibilità:

• una persona interna all'amministrazione/ente;
• un ufficio dell'amministrazione/ente con personale appositamente dedicato;
• un soggetto esterno.

Tra i possibili soggetti suggeriti per il settore privato, fermo restando la discrezionalità di ogni ente, troviamo:

• organi di internal audit ;
• Organismo di Vigilanza (anche “OdV”) ex d.lgs. n. 231/2001.

Sotto il profilo della privacy e tutela dei dati, si sottolinea la necessità che:

• in caso di soggetti interni, essi siano autorizzati al trattamento dei dati personali da parte delle amministrazioni/enti e quindi essere destinatari di una specifica formazione in materia di privacy;
• nel caso di soggetti esterni, questi siano qualificati quali responsabili del trattamento in base a un accordo appositamente stipulato con l'amministrazione/ente (cfr. art. 28 del Regolamento UE 679/2016 e art. 18 del d.lgs. n. 51/2018).

L'iter procedurale delle segnalazioni

Richiamando l'art 5 D.Lgs. 24/2023, l'Autorità rammenta che i soggetti destinatari delle segnalazioni devono:

• rilasciare al segnalante apposito avviso di ricevimento entro sette giorni dalla ricezione;
• mantenere costanti interlocuzioni con il segnalante richiedendo, ove necessario, integrazioni;
• garantire diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• fornire un riscontro al segnalante entro il termine di tre mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Prima ancora di entrare nel merito dell'oggetto della segnalazione, è compito del destinatario effettuare un primo filtro di ammissibilità accertando la sussistenza dei requisiti essenziali, anche sulla base dei criteri di inammissibilità dettati dall'Autorità, tra cui:

• manifesta infondatezza per l'assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
• accertato contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti ovvero segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata o inconferente.

Conclusa questa prima fase, può essere avviata l'istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutarne l'effettiva sussistenza. 

All'esito dell'istruttoria dovrà essere fornito apposito riscontro con l'indicazione delle misure previste o adottate o da adottare per dare seguito alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata. Tale riscontro potrà consistere:

• nella comunicazione dell'archiviazione della procedura per mancanza di prove sufficienti o altri motivi,
• nell'avvio di un'inchiesta interna ed eventualmente le relative risultanze;
• nell'indicazione dei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata;
• nel rinvio a un'autorità competente per ulteriori indagini, qualora tali informazioni non pregiudichino l'inchiesta interna o l'indagine né ledano i diritti della persona coinvolta. 

Informazioni in merito al canale per le segnalazioni

Nelle linee guida l'Autorità dedica uno specifico paragrafo all'importanza delle informazioni da inserire sul sito e sulla pagina della piattaforma per evitare errori da parte del segnalante.

Prima di tutto, deve essere resa nota all'interessato l'opportunità di indicare chiaramente nell'oggetto della segnalazione che si tratti di whistleblowing al fine di mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione medesima. A tal proposito, è fondamentale che le amministrazioni e gli enti evidenzino con chiarezza, nel sito istituzionale e anche nella stessa pagina della piattaforma dedicata, le diverse conseguenze in caso di segnalazione ordinaria e di whistleblowing.

Ancora, è necessario che siano resi noti, relativamente al canale interno ed esterno, i presupposti per effettuare le segnalazioni attraverso tali canali e sia data informazione in merito ai soggetti competenti cui è affidata la gestione delle segnalazioni.

Di tali informazioni deve essere data adeguata pubblicità in maniera chiara e accessibile mediante, a titolo esemplificativo, affissione nei luoghi di lavoro in un punto visibile, pubblicazione in una sezione apposita del sito web dell'ente, inserimento all'interno delle attività formative in merito ai temi di etica e integrità.

Sanzioni per mancata istituzione dei canali interni o istituzione non conforme

Sul tema dei canali interni, da ultimo, l'ANAC sottolinea che potrà applicare una sanzione amministrativa pecuniaria da € 10.000 a € 50.000 (cfr. art. 21, co. 1, lett. b), D.Lgs. 24/2023 e § 1. Parte II delle Linee Guida stesse), qualora accerti, alternativamente, che:

• non sono stati istituiti canali interni di segnalazione;
• non sono state adottate procedure per l'effettuazione e la gestione delle segnalazioni;
• l'adozione di tali procedure non è conforme a quanto previsto dal decreto;
• non è stata svolta l'attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute.