Accesso all’email del dipendente dimesso non ammesso per la difesa in giudizio

L’accesso all’account aziendale del dipendente dimesso è vietato al datore di lavoro anche se tale azione è necessaria per raccogliere prove da portare in giudizio.

Lo afferma il Garante Privacy, con Newsletter 15 marzo 2023 n. 501, sanzionando un’azienda che, dopo l’interruzione della collaborazione con un’esponente di una cooperativa, ne aveva mantenuto attivo l’account di posta elettronica, prendendo visione del contenuto e impostando un sistema di inoltro verso un dipendente della società.

Il caso

La collaboratrice, prima che si definisse il rapporto di lavoro con l’azienda, aveva raccolto, a nome dell’azienda stessa e tramite una casella mail aperta per l’occasione, i riferimenti di potenziali clienti incontrati a una fiera.

Secondo l’azienda poi, il successivo tentativo di contattarli a nome della propria cooperativa aveva in seguito portato a un contenzioso giudiziale.

Quindi, nel timore di perdere i rapporti coi potenziali clienti, l’azienda non si era limitata a scrivere per spiegare loro che la persona era stata rimossa, ma ne aveva anche visionato le comunicazioni.

L’azienda, in quanto titolare del trattamento, non aveva, inoltre, fornito all’interessata né idoneo riscontro alla richiesta di cancellazione della casella e-mail né l’informativa sul trattamento dati.

La soluzione del Garante

Secondo il Garante, né l’esigenza di mantenere i rapporti con i clienti né l’interesse a difendere un proprio diritto in giudizio, legittimano un tale trattamento di dati personali. Per realizzare un bilanciamento degli interessi in gioco (necessità di prosecuzione dell’attività economica del titolare e diritto alla riservatezza dell’interessato) sarebbe stato sufficiente attivare un sistema di risposta automatico, con l’indicazione di indirizzi alternativi da contattare, senza prendere visione delle comunicazioni in entrata sull’account.

A nulla vale il fatto che il contratto di assunzione non fosse stato ancora firmato: nell’ambito di trattative precontrattuali, infatti, l’obbligo di informare gli interessati è espressione del principio di correttezza.

Fonte: Newsletter Garante Privacy 15 marzo 2023 n. 501