Esenzione fringe benefit: quali vantaggi per i lavoratori agili?

L'art. 12 DL 115/2022 dedicato al welfare aziendale viene confermato dalla legge di conversione approvata in Senato e conferma la modifica della soglia di esenzione dei fringe benefit che passa, esclusivamente per l'anno 2022, da 258,23 a euro 600,00. Si tratta di una misura attesa e accolta favorevolmente per diversi motivi. Il primo è che i datori di lavoro hanno iniziato ad apprezzare dal 2020 la possibilità di erogare fringe benefit in misura superiore rispetto a quella ordinaria.

Nel 2020 e 2021 infatti la soglia di esenzione dei fringe benefit era stata provvisoriamente raddoppiata. Ciò ha comportato una maggiore diffusione degli stessi come strumento di gratificazione e incentivazione del lavoratore.

Il secondo motivo è legato al contesto storico n cui la misura viene adottata, in cui si assiste ad un aumento spropositato dei costi dell'energia.

L'art. 12 del DL Aiuti bis precisa che i 600 euro possono essere ricondotti al riconoscimento di beni e servizi prestati ai lavoratori, si pensi ad esempio a buoni spesa, buoni carburante, ma anche al rimborso o all'erogazione ai lavoratori di somme riferite al pagamento delle utenze domestiche del servizio idrico integrato, dell'energia elettrica e del gas naturale.

Pertanto, fino al 31/12/2022 il datore di lavoro avrà a disposizione un plafond di 600 euro da poter utilizzare per l'erogazione dei beni e servizi ai propri dipendenti, per rimborsare le spese delle utenze domestiche o per entrambe le finalità.

La nuova disposizione ammette quindi l'erogazione di somme in denaro e riconosce il trattamento fiscale agevolato in due fattispecie.

• rimborso al lavoratore di una spesa già sostenuta per le bollette ammesse dal decreto;
• erogazione in busta paga di una somma in denaro di importo fino a 600 euro destinata a pagamento delle bollette.

Il funzionamento del trattamento fiscale del fringe benefit resta invariato, pertanto lo sforamento dei 600 euro annui, comporta l'assoggettamento a tassazione del benefit per l'intero importo e non solo per la quota eccedente.

È importante rilevare che nonostante il titolo dell'articolo 12 faccia espresso riferimento al welfare contrattuale, i fringe benefit in esame sono quelli disciplinati ai sensi dell'art. 51 TUIR rispetto ai quali il Decreto Aiuti bis non modifica le modalità di gestione, ma interviene solo sul quantum della soglia di esenzione.

A questo proposito è bene ricordare che i fringe benefit possono essere riconosciuti a tutti i lavoratori o solo ad alcuni di essi con criteri del tutto arbitrari, non essendo obbligatoria la definizione di categorie omogenee a differenza di quanto accade con il welfare aziendale in senso stretto, che richiede, ai fini di un  trattamento fiscale esente, che i benefit siano erogati alla generalità o categorie omogenee di dipendenti, con l'ulteriore differenza per quanto riguarda il quantum che è possibile riconoscere. Infatti in un piano di welfare possono essere previsti stanziamenti di benefit il cui valore va oltre la soglia di esenzione di 600 euro, ma devono essere riconosciute necessariamente a tutti o a gruppi omogenei di lavoratori, i fringe benefit hanno invece una soglia di esenzione limitata e ben definita, ma possono essere riconosciuti anche ad personam.

La nuova soglia pur essendo stata introdotta in corso d'anno si riferisce a tutto il 2022. Pertanto, i datori di lavoro che hanno già erogato benefit ai propri dipendenti per un valore di 258,23 euro, possono integrarli fino al nuovo valore stanziato. Da tener presente il fatto che i compensi si considerano riferiti al 2022 se erogati entro il 12 gennaio 2023, secondo il principio di cassa allargato che fa incidere sull'anno precedente il costo, ancorché lo stesso sia stato sostenuto successivamente, purchè sia entro il 12 gennaio dell'anno successivo.

Implicazioni sullo smart working

Le nuove disposizioni assumono particolare rilievo nella gestione dei rimborsi erogati agli smart workers. Lavorare in modalità agile può comportare un incremento dei costi riferiti alle utenze domestiche, considerata una maggiore permanenza nell'abitazione.

Ad oggi il rimborso delle spese per elettricità luce e gas al lavoratore agile è avvenuto seguendo le direttive ricavate dalle risoluzioni espresse su questo tema dall'Agenzia delle Entrate. Le più recenti che si occupano appunto delle erogazioni di rimborsi spese a che svolge la propria attività in modalità agile e del relativo trattamento fiscale solo la n. 314 del 30 aprile 2021 e 328 dell'11 maggio 2021.  

L'analisi dell'agenzia delle entrate individua due principi cardine su cui si basa la valutazione dell'esenzione del rimborso spese.

• il primo basato sulla natura delle spese sostenute, riconducibile a un'anticipazione di spesa da parte del lavoratore per una snellezza operativa, oppure a spese sostenute dal lavoratore nell'interesse esclusivo dello stesso;
• il secondo si riferisce alla necessità che la quantificazione del rimborso spese si basi su criteri oggettivi documentalmente accertabili.

La Ris. AE 30 aprile 2021 n. 314

Nella risoluzione n. 314 è stato analizzato il trattamento fiscale delle spese rimborsate ai lavoratori in smart working, rimborsi per il consumo di energia elettrica per l'utilizzo di un computer e di una lampada e i costi per l'utilizzo dei servizi igienici (acqua e materiale di consumo) durante lo svolgimento della prestazione lavorativa.

Il punto di partenza dell'analisi data dall'agenzia è che ai sensi dell'art. 51 TUIR, in linea generale, tutte le somme che il datore di lavoro corrisponde al lavoratore, anche a titolo di rimborso spese, costituiscono per quest'ultimo reddito di lavoro dipendente, secondo un principio di onnicomprensività.

Possono tuttavia essere esclusi da imposizione quei rimborsi che riguardano spese, diverse da quelle sostenute per produrre il reddito, di competenza del datore di lavoro anticipate dal dipendente per snellezza operativa, ad esempio per l'acquisto di beni strumentali di piccolo valore, quali la carta della fotocopia o della stampante, le pile della calcolatrice, etc.

E sono altrettanto esclusi da imposizione fiscale i rimborsi di spese sostenute dal lavoratore per un esclusivo interesse del lavoratore.

In particolare, è stato chiarito, in questa e in precedenti risoluzioni, che le somme erogate per rimborsare i costi dei collegamenti telefonici non siano da assoggettare a tassazione essendo sostenute dal lavoratore   per raggiungere le risorse informatiche dell'azienda messe a disposizione dal datore di lavoro e quindi poter espletare l'attività lavorativa.

Il rimborso spese tuttavia per essere esente deve essere sostenuto dal dipendente nell'esclusivo interesse del datore di lavoro sulla base di elementi oggettivi, documentalmente accertabili, al fine di evitare che il relativo rimborso concorra alla determinazione del reddito di lavoro dipendente.

Questo passaggio non è di poco conto se si considera che il datore di lavoro dovrà prestare estrema attenzione nella definizione di tali criteri onde evitare che i rimborsi spese vengano ripresi a tassazione

Nel caso analizzato nell'interpello il criterio definito per la quantificazione del rimborso si basava sul calcolo dei costi risparmiati dalla società e sostenuti invece dal dipendente, sulla base di elementi oggettivi e quantificabili precisamente dettagliato dal datore di lavoro. Sulla base di questa considerazione l'Agenzia delle Entrate ha potuto considerare il rimborso come riferito ad un interesse esclusivo del datore di lavoro in base a elementi oggettivi e documentati e come tale considerato escluso dalla base imponibile.

La Circ. AE 11 maggio 2021 n. 328

La circolare 328 interviene in una casistica diversa che prevedeva un rimborso pari al 30% dei consumi effettivi addebitati al dipendente nelle fatture periodiche emesse a suo nome o a nome del coniuge convivente, per il costo della connessione ad internet e per l'utilizzo della corrente elettrica, dell'aria condizionata o del riscaldamento.

L'analisi in questo caso riguardava la definizione di questa tipologia come forfettario e in quanto tale soggetto a imposizione fiscale.

Il rimborso, nella fattispecie, era stato determinato arbitrariamente in assenza di un criterio analitico che permettesse di determinare per ciascuna tipologia di spesa (quali ad esempio l'energia elettrica, la connessione internet, etc.), la quota di costi risparmiati dalla Società e sostenuti dal dipendente. Ciò non ha consentito di riferire la stessa quota (in valore assoluto) a consumi sostenuti nell'interesse esclusivo del datore di lavoro. 

In entrambe le risoluzioni finalizzate e definire il trattamento fiscale del rimborso spese, vengono riconfermati i due principi cardine espressi in premessa che da un punto di vista operativo risultano di non facile applicazione in quanto richiedono delle valutazioni aziendali circa i costi di funzionamento della struttura che non sempre sono di facile reperimento.

La previsione tra i fringe benefit che possono essere riconosciuti al lavoratore del rimborso delle spese per le utenze domestiche dovrebbe rendere più snelli questi processi, non essendo specificati nel testo normativo particolari accorgimenti o diciture riferite alla necessità di determinare oggettivamente che il benefit compensa una spesa sostenuta inequivocabilmente nell'interesse del datore di lavoro e non essendo previste specifici riferimenti allo smart working.

Ciò dovrebbe consentire al datore di lavoro di rimborsare le spese a titolo di fringe benefit ai lavoratori, eventualmente anche ad personam, a prescindere dalla modalità di svolgimento della prestazione, agile o meno, anche in assenza di una distinzione tra il costo sostenuto nell'esclusivo interesse del datore di lavoro e per motivi personali. Allo stesso modo potrà essere definito un criterio forfettario di rimborso (ad esempio il 30% della bolletta telefonica), ma sempre sulla base di un documento giustificativo che potrà essere la bolletta pagata (nel caso si opti per il rimborso) o da pagare (nel caso si opti per l'erogazione di una somma che il lavoratore poi utilizzerà per il pagamento della bolletta).